6 powodów, dla których przejście na cyfrową ewidencję czasu pracy jest opłacalne również dla małych firm budowlanych
Zanim wprowadzisz cyfrową ewidencję czasu pracy w swojej firmie budowlanej, chcesz wiedzieć, jakie korzyści odniesiesz, czego możesz się spodziewać po wdrożeniu i jakie koszty poniesiesz. Poniżej znajdziesz listę najważniejszych korzyści wynikających z zastosowania oprogramowania do cyfrowej ewidencji czasu pracy w Twojej firmie.
Przede wszystkim dobra wiadomość: cyfryzację można rozpocząć bardzo praktycznie i małymi krokami. Korzyści są natychmiast widoczne, a obciążenie pracowników jest zauważalnie zmniejszone. W większości firm budowlanych arkusze czasu pracy wypełniane ręcznie nadal oznaczają ogromną ilość pracy. Pracownicy muszą codziennie wpisywać dokładne godziny pracy do karty czasu pracy, rozliczać przerwy i nazywać swoje działania.
Dla wszystkich pracowników jest to nielubiana część codziennego życia zawodowego, która jest czasochłonna i często prowadzi do błędów. Składanie ich jest również stresujące, ponieważ wszystkie karty czasu pracy muszą wpłynąć do działu płac najpóźniej do piątku. Ale to dopiero początek pracy – wpisywanie timesheetów, z których niektóre są wypełnione nieprawidłowo lub niekompletnie, zajmuje dużo czasu. W rezultacie niezliczone foldery są wypełnione papierem. Jednak ewidencja czasu pracy w szczególności pokazuje zalety wprowadzenia procesów cyfrowych. Wszystko jest znacznie prostsze i bardziej przejrzyste niż początkowo sądzono. Okazuje się, że biuro bez papieru jest możliwe również w branży budowlanej. Oszczędza to mnóstwo czasu, nerwów i zasobów.
Pracodawcy mają obowiązek rejestrowania godzin pracy
Pracodawcy są prawnie zobowiązani do dokładnego rejestrowania i przechowywania godzin pracy. Europejskie dyrektywy w sprawie czasu pracy, Karta praw podstawowych UE i prawo niemieckie przewidują obowiązek rejestrowania godzin pracy.
W przypadku większości stosunków pracy istnieje również obowiązek rejestrowania wszystkich godzin przepracowanych ponad maksymalny dozwolony czas pracy wynoszący 8 godzin dziennie – nawet w przypadku godzin pracy opartych na zaufaniu. Nie wystarczy po prostu prowadzić dziennik budowy, w którym nie uwzględnia się czasu dojazdu i przygotowania do pracy.
Pracodawcy są prawnie zobowiązani do dokumentowania wszystkich godzin pracy i przechowywania ich przez co najmniej dwa lata. Jeśli nie wywiążą się z tych obowiązków, pracodawcy mogą zostać ukarani wysokimi grzywnami.
Ewidencja czasu pracy: Zalety cyfrowych kart czasu pracy
1. koniec zagmatwanej papierkowej roboty – dla zrównoważonego przechowywania danych
Przejście na cyfrową ewidencję czasu pracy oznacza, że papierkowa robota należy już do przeszłości. Pracownicy muszą jedynie zalogować się rano i wylogować wieczorem. Technologia zajmuje się całą resztą. Wszystkie dane są natychmiast dostępne – na przykład dla dyrektora zarządzającego i działu księgowości. Korzystając z indywidualnie zapisanego zestawu reguł, system automatycznie oblicza płace dla każdego pracownika w module płac budowlanych. Wszystkie dane są automatycznie wprowadzane do dziennego raportu budowlanego, który służy do dokumentowania wszystkich działań na każdym placu budowy.
2. Cyfrowe karty czasu pracy chronią środowisko
Odejście od kart czasu pracy oznacza również codzienną oszczędność papieru. To, co na początku wydaje się niewielkie, z czasem się sumuje. Niektóre dokumenty muszą być przechowywane przez wiele lat, co kończy się posiadaniem połowy biblioteki. Z drugiej strony, cyfryzacja wymaga jedynie minimalnej ilości papieru. Jest to ważny krok w kierunku bardziej zrównoważonego rozwoju i przyczynia się do ochrony środowiska.
3. pracownicy mogą wypełniać cyfrowe karty czasu pracy za pomocą 2 kliknięć – oszczędza to niesamowitą ilość czasu.
Twoi pracownicy wykonują świetną pracę, ale większość z nich uważa, że śledzenie ich kart czasu pracy jest irytujące. Pod koniec dnia chcą po prostu szybko wrócić do domu. Cyfrowa ewidencja czasu pracy ułatwia im to, ponieważ wszystko odbywa się za pomocą dwóch kliknięć. Przyjemny efekt uboczny: pracownicy nie muszą wykonywać obliczeń matematycznych, a przerwy są automatycznie odliczane. Zaloguj się rano, wyloguj wieczorem – cyfrowa ewidencja czasu pracy jest bardzo prosta.
4. indywidualnie decydujesz, kto wypełnia cyfrowe karty czasu pracy.
Możesz zdecydować, czy każdy pracownik rejestruje swoje własne czasy pracy, czy też kierownik ekipy/brygadzista robi to w imieniu całego zespołu na placu budowy. Zależy to od tego, jak zorganizujesz swoich pracowników i jak bardzo chcesz ich zaangażować w ten nowy cyfrowy proces.
5. pracownicy są przyzwyczajeni do korzystania ze smartfonów
Cyfryzacja od dawna jest wszechobecna w innych dziedzinach życia, a zwłaszcza młodzi pracownicy są przyzwyczajeni do organizowania swojego życia za pomocą smartfonów. Kupowanie biletów kolejowych, rezerwacja biletów do kina, zakupy online, bankowość internetowa czy nawigacja – istnieje coraz więcej aplikacji ułatwiających wiele rzeczy. Wielu pracowników ucieszy fakt, że jest to teraz możliwe także w pracy. Nawet starsi pracownicy zazwyczaj mają telefon komórkowy. Kiedy przekonają się, jak łatwo jest wypełniać cyfrowe karty czasu pracy, szybko stracą obawy przed śledzeniem swoich godzin pracy za pomocą smartfona.
6. łatwe wprowadzenie i modułowa struktura dla udanego wejścia w cyfryzację
Cyfryzacja procesów jest szybka i łatwa dzięki aplikacji. Działa to również bez potrzeby zatrudniania dedykowanego personelu IT. Korzystaj tylko z tych funkcji i modułów aplikacji, których naprawdę potrzebujesz, aby utrzymać koszty na jak najniższym poziomie. Zaleca się również rozliczanie korzystania z oprogramowania w zależności od liczby użytkowników. W ten sposób koszty są dostosowane do wielkości firmy. Nic nie może pójść źle z aplikacją, ale istnieje wsparcie dla wszystkich pytań: pracownicy, którzy szybko zajmą się twoimi wątpliwościami.
Zdjęcia: gpointstudio/iStock via Getty Images; kiddy0265/iStock via Getty Images
