Grupa HERING, wiodąca firma rodzinna zatrudniająca 680 pracowników, osiągnęła znaczący kamień milowy: cyfrowy ewidencja czasu pracy. Wprowadzenie oprogramowania 123onsite w styczniu 2024 r. zrewolucjonizowało żmudny i podatny na błędy proces ręcznego ewidencja czasu pracy.
Droga do cyfryzacji: Dlaczego 123onsite?
Decyzja na korzyść 123onsite została podjęta po sześciomiesięcznej fazie testów z udziałem przedstawicieli wszystkich jednostek biznesowych Grupy HERING. Oprócz przyjaznego dla użytkownika interfejsu, czynnikiem przekonującym było proste połączenie 123onsite z istniejącymi systemami, co zapewnia płynny przepływ danych. Inne rozwiązanie firmy NEVARIS, NEVARIS Finance, było już wiodącym systemem ERP w firmie.
Krok po kroku do nowego partnera w zakresie oprogramowania
„123onsite to kompleksowe rozwiązanie do zarządzania budową. Aby zapoznać naszych pracowników z produktem, na początek wybraliśmy funkcja: ewidencja czasu pracy”, wyjaśnia Lothar Nörtershäuser, odpowiedzialny za projekty cyfryzacji w HERING Sanikonzept.
Jakościowa wartość dodana, którą osiągnęliśmy dzięki cyfryzacji, jest ogromna i niemal bezcenna.
Christian Winkler
Kierownik ds. zarządzania procesami i cyfryzacją
Wreszcie możemy przejść przez stronę ewidencja czasu pracy bez papierkowej roboty i arkuszy Excela.
Christian Winkler
Kierownik ds. zarządzania procesami i cyfryzacją
Dawniej i dziś: ręczne wpisywanie w Excelu odchodzi do lamusa
Przed wprowadzeniem systemu godziny pracy były rejestrowane w kartach czasu pracy, kopiowane do arkuszy kalkulacyjnych Excel, a następnie wprowadzane do systemu Nevaris Finance. Dzięki 123onsite czas jest teraz rejestrowany raz, sprawdzany i przekazywany bezpośrednio do księgowości płacowej lub kontrolingu. Zminimalizowało to źródło błędów i znacznie zmniejszyło nakład pracy ręcznej. Wcześniej wynagrodzenia były księgowane w odpowiednich centrach kosztów projektu z opóźnieniem do 20 dni, ale obecnie okres ten został skrócony co najmniej o połowę.
Wyzwanie: Mapowanie różnych modeli czasowych grupy korporacyjnej
Grupa HERING posiada różne oddziały, począwszy od zakładu prefabrykacji, a skończywszy na budownictwie kolejowym. Różne modele czasu pracy i umowy firmowe miały zostać zmapowane w 123onsite. „Udało się to osiągnąć. Kiedy dołączają nowi pracownicy, są w systemie w ciągu zaledwie kilku minut” – informuje Christian Winkler, kierownik ds. zarządzania procesami i cyfryzacji.
Efektywne wykorzystanie przez wszystkich pracowników
Szczególnie imponująca jest szybka akceptacja nowej technologii. „Przeszkoliliśmy naszych techników serwisowych w ciągu godziny i natychmiast zaczęli rejestrować swoje pierwsze czasy – całkowicie intuicyjnie” – informuje Nörtershäuser. W międzyczasie 350 z 680 pracowników już rejestruje swoje czasy w 123onsite, a liczba ta stale rośnie.
| Bez 123onsite 🙄 |
| Ręcznie wypełniaj arkusze czasu pracy |
| Ręczne księgowanie listy płac |
| 20-dniowe opóźnienie w księgowaniu w centrach kosztów |
| Z 123onsite 😍 |
| Rejestruj czas za pomocą aplikacji |
| Automatyczna synchronizacja |
| Okres skrócony co najmniej o połowę |
Współpraca i wsparcie
Wprowadzenie było wspierane przez stałego konsultanta z 123onsite. „Wsparcie było doskonałe. Zawsze szybko odpowiadano na nasze pytania” – podkreśla Nörtershäuser. „Bez zastrzeżeń polecam połączenie NEVARIS Finance i 123onsite” – dodaje Christian Winkler.
Nevaris Finance: system ERP dla branży budowlanej
NEVARIS Finance obejmuje wszystkie kluczowe obszary funkcjonalne związane z księgowością finansową, księgowością kosztów, księgowością Lohne, zarządzaniem materiałami i zarządzaniem sprzętem.
Wnioski
Wprowadzenie 123onsite w Grupie HERING w imponujący sposób pokazuje, w jaki sposób rozwiązania cyfrowe mogą zwiększyć wydajność i jakość w firmach. Dzięki stopniowemu wprowadzaniu, intensywnym szkoleniom pracowników i doskonałej współpracy z dostawcą, Grupa HERING z powodzeniem zdigitalizowała swój ewidencja czasu pracy i planuje kontynuować tę historię sukcesu z dodatkowymi funkcjami.
O Grupie HERING:
Od momentu założenia w 1892 roku przez Rudolfa Heringa, firma nieustannie wprowadza innowacje w celu optymalizacji swoich procesów. Obecnie, pod kierownictwem Annette Hering, Grupa HERING zatrudnia 680 osób i działa w różnych obszarach, takich jak budowa toalet publicznych, budowa torów oraz budowa systemowych zadaszeń peronów kolejowych i dworców autobusowych.
