W ramach procesu cyfryzacji firma WHP Tiefbaugesellschaft mbH & Co. KG z siedzibą w Mönchengladbach dążyła do tego, aby wszystkie procesy techniczne i handlowe były jak najbardziej przejrzyste. W tym celu firma wprowadziła mobilny system zarządzania placem budowy 123onsite na początku 2021 roku. Oprócz ewidencja czasu pracy firma korzysta również z dokumentacji placu budowy.
Wprowadzenie kolumna po kolumnie
Dyrektor zarządzający ds. technicznych Dominik Backhaus był zaznajomiony z 123onsite od swojego poprzedniego pracodawcy i zaakceptował go, więc zaprezentował program swoim kolegom. Byli pod wrażeniem zarówno funkcjonalności, jak i łatwości użytkowania. W styczniu 2021 r. podjęto decyzję o wprowadzeniu programu w kolumnach. Po tym, jak pierwsza kolumna przeszła test praktyczny, firma WHP wyposażyła pozostałych liderów kolumn w tablety i smartfony na których zainstalowano aplikację 123onsite.
Zalety szybko stały się oczywiste
Po bardzo krótkim czasie współpracownicy docenili prostotę nowego sposobu pracy i byli zadowoleni, że nie muszą już ręcznie wypisywać kart czasu pracy.
Dostosowanie procesów handlowych i technicznych
Firma WHP zapisała swoje indywidualne kalendarze w oprogramowaniu z różnymi czasami pracy i przerw dla pracowników przemysłowych i komercyjnych. W przypadku tych drugich przechowywany jest model pracy w biurze i pracy w domu z różnymi godzinami dla pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze godzin.
Firma z siedzibą w Möchengladbach zdigitalizowała również cały proces składania wniosków urlopowych na stronie 123onsite. Oznacza to, że każdy pracownik może wypełnić swój wniosek w systemie i otrzymać wiadomość, gdy tylko zostanie on zatwierdzony. Za pośrednictwem aplikacji mogą również sprawdzić pozostałe dni urlopu.
Korzystając z interfejsu skonfigurowanego przez WHP , projekty i place budowy utworzone w programie komercyjnym są automatycznie przenoszone do aplikacji wraz z centrami kosztów, dzięki czemu dane są dostępne na placach budowy.
Aby ułatwić pracę, wykonawca robót drogowych i inżynieryjnych wykorzystuje istniejące w systemie formularzektóre dostosował do wewnętrznych wymagań firmy. “Mamy obecnie trzy formularze dotyczące bezpieczeństwa pracy. Raporty wynikające z treści różnych formularzy są przechowywane centralnie dla każdego projektu, dzięki czemu mamy do nich natychmiastowy dostęp w przypadku kontroli” – mówi dyrektor handlowy Denis Bödeker.
Przegląd kosztów w czasie rzeczywistym
Pracownicy przemysłowi są podzieleni na różne zespoły. Osiem dużych zespołów projektowych pracuje na długoterminowych placach budowy i przy środkach projektowych. Początek i koniec pracy jest tam codziennie taki sam. Rano brygadzista rejestruje swoją załogę na placu budowy w promieniu około 100 metrów i wylogowuje ich ponownie wieczorem. Małe ekipy, które wykonują prace remontowe, konserwacyjne i naprawcze, logują się i wylogowują z firmy i tam otrzymują zlecenia na dany dzień. Kierownictwo obliczyło również średnią stawkę godzinową dla tych ekip , wliczając w to przydzielony na stałe sprzęt i maszyny budowlane. Pozwala im to określić, ile kosztów zostanie poniesionych na dane działanie w dowolnym momencie, a nie tylko pod koniec okresu rezerwacji , a tym samym kontrolować projekty.
Aktualny stan placu budowy dostępny natychmiast za pośrednictwem zdjęcia w biurze
Firma WHP wykorzystuje zdjęcia między innymi do dokumentowania procesów na placu budowy. Pracownicy rejestrują aktualny status i dokumentują wszystkie etapy procesu budowlanego aż do zakończenia projektu za pomocą zdjęć. Brygadziści lub kierownicy budowy wprowadzają również dalsze komentarze i notatki w aplikacji.
Denis Bödeker
Dyrektor zarządzający ds. handlowych
Codzienne raporty z budowy wraz ze zdjęciami i notatkami są teraz dostępne bezpośrednio w biurze i przypisane do odpowiedniego placu budowy.
Denis Bödeker
Dyrektor zarządzający ds. handlowych
WHP Tiefbaugesellschaft mbH & Co KG
Inżynieria lądowa
Przejrzysty przegląd dla klienta
Od czasu korzystania z 123onsite procesy WHP stały się znacznie bardziej ustrukturyzowane i lepiej udokumentowane. Firma może teraz w każdej chwili udokumentować klientowi, co zostało zrobione, kiedy i w jaki sposób. Firma stała się również szczuplejsza, bardziej przejrzysta i szybsza zarówno w procesach technicznych, jak i handlowych. Kolejną zaletą jest to, że dane mogą być wykorzystywane w dowolnym czasie i z dowolnego miejsca. To znacznie ułatwiło pracę, zwłaszcza podczas pandemii koronawirusa. Jednak według dwóch dyrektorów zarządzających dobre przygotowanie do pracy jest ważne dla pomyślnego korzystania z systemu, tak aby pracownicy byli rygorystycznie prowadzeni przez aplikację i nie musieli spędzać dużo czasu na wprowadzaniu danych.
Dział płac nie musi już przetwarzać odręcznych kartek papieru i ręcznie wprowadzać danych. Nakład pracy związany ze sprawdzaniem został znacznie zmniejszony, a błędne wprowadzanie danych należy już do przeszłości.
Ustrukturyzowana organizacja aplikacji jest zaletą dla WHP. Według Dominika Backhausa, użytkownicy z doświadczeniem w IT mogą łatwo tworzyć formularze i dostosowywać je do wewnętrznych wymagań. Oznacza to, że firma może samodzielnie utrzymywać system bez konieczności wzywania eksperta IT.
O promocji zdrowia w miejscu pracy
Założona w 1946 roku firma WHP oferuje usługi inżynierii lądowej w zakresie gazociągów, wodociągów, elektryczności i telekomunikacji, a także związane z nimi prace instalacyjne w zakresie elektryki i rurociągów. Firma, która zatrudnia 95 osób, realizuje również systemy oświetlenia ulicznego i naświetlaczy dla obiektów użyteczności publicznej. W 2020 r. przedsiębiorstwo komunalne NEW AG, które działa w sektorze energetycznym, wodnym i ściekowym w regionie Mönchengladbach i Dolnego Renu, przejęło WHP.
Czy nadal masz pytania?
Mamy dla Ciebie odpowiedzi.
Źródło zdjęć: Petra Brinkmann/www.focus-blue.de; WHP Tiefbaugesellschaft mbH & Co KG.
