Założona w 1926 roku firma budowlana Schneider z Hatzfeld w północnej Hesji jest obecnie prowadzona przez czwarte pokolenie rodziny Schneiderów, braci Michaela i Frederika Schneiderów. Zatrudniając 40 pracowników, w tym pięciu stażystów, firma oferuje szeroki zakres usług budowlanych. Aby zoptymalizować procesy, firma polega na cyfrowym ewidencja czasu pracy i planowaniu zasobów za pomocą 123onsite.
“Cyfrowe planowanie jest znacznie wygodniejsze dla pracowników, ponieważ wiedzą oni na wczesnym etapie, gdzie i z kim będą pracować”. – Michael Schneider, dyrektor zarządzający firmy budowlanej Schneider
Zmiana pokoleniowa i modernizacja
Bracia Schneider przejęli firmę w okresie zmian i świadomie postawili na nowoczesne sposoby organizacji pracy. Pomimo głębokich korzeni w regionie i wieloletniej współpracy z lokalnymi firmami, stawiają na innowacje. Ich otwartość na rozwiązania cyfrowe pozwala upraszczać procesy i być postrzeganym jako atrakcyjny pracodawca w regionie.
ewidencja czasu pracyKrok po kroku w kierunku cyfryzacji
Zainteresowanie Michaela Schneidera wzrosło po wysłuchaniu prezentacji w cechu budowlanym w 2019 r. na temat wykorzystania aplikacji do ewidencji czasu pracy 123onsite. Na targach digitalBAU w Kolonii uzyskał szczegółowe informacje od firmy zajmującej się oprogramowaniem Lohne. Następnie postanowił stopniowo wprowadzać aplikację i jej liczne funkcje w firmie.
Pomimo ogólnie trudnej fazy, dwaj dyrektorzy zarządzający szeroko zakrojonej firmy budowlanej informują o dobrej sytuacji w zakresie zamówień. Usługi tej średniej wielkości firmy z północnej Hesji obejmują kompletne prace budowlane w stanie surowym dla budynków mieszkalnych, piwnic lub dobudówek, od wykopów po fundamenty, drenaż i murowanie po elementy żelbetowe, takie jak słupy, nadproża, belki wieńcowe i stropy. Specjaliści budowlani zatrudniający 40 pracowników, w tym pięciu stażystów, wykonują również przyłącza wodociągowe, kanalizacyjne, gazowe i telefoniczne. Firma zajmuje się również pracami wykończeniowymi i remontowymi oraz obiektami zewnętrznymi, zatrudniając własnych wykwalifikowanych pracowników.
Szybka dostępność danych
Głównym problemem inżyniera budownictwa było cyfrowe rejestrowanie godzin pracy. Pomysł polegał na wyeliminowaniu odręcznych zapisów i udostępnieniu danych w biurze w czasie rzeczywistym. W końcu Schneider nie chciał, aby informacje od jego kolegów z branży były dostępne pod koniec miesiąca. Zarejestrowane czasy powinny być również dostępne z aktualnym początkiem i końcem pracy, a nie tylko liczbą godzin. To ostatnie wymagało pracochłonnego sprawdzania kart czasu pracy i, w niektórych przypadkach, czasochłonnego wyjaśniania wszelkich rozbieżności. Było to czasochłonne i niezadowalające.
| Bez 123onsite 🙄 | Z 123onsite 😍 |
| Wypełniaj karty czasu pracy ręcznie | Rejestruj czas za pomocą aplikacji |
| Sprawdzaj timesheety ręcznie | Automatycznie przesyłaj godziny do księgowości płacowej |
| Czasochłonne korekty | Sprawdzanie wiarygodności w czasie rzeczywistym |
| Pracownicy muszą składać karty czasu pracy | Dane są rejestrowane natychmiast po wprowadzeniu |
| Zagubione lub nieczytelne karty czasu pracy | Odporna na audyt dokumentacja zarejestrowanych godzin |
| Opóźnione rejestrowanie czasu pracy | Dostępność czasów pracy w czasie rzeczywistym |
| Złożone zapytania w przypadku rozbieżności | Automatyczne korekty błędnych wpisów |
| Ręczne przypisywanie do projektów i centrów kosztów | Automatyczne przypisywanie projektów i centrów kosztów |
Wprowadzenie krok po kroku
Aby uniknąć przeciążenia pracowników, firma budowlana stopniowo wprowadzała aplikację w 2020 roku. Najpierw pracownicy w biurze przetestowali 123onsite. Następnie wprowadzono ją dla niektórych brygadzistów i młodszych handlowców z doświadczeniem w IT, aby mogli zapewnić swoim kolegom optymalne wsparcie w korzystaniu z aplikacji. Po około roku wszyscy pracownicy przemysłowi byli wyposażeni w aplikację na swoich smartfonach. Podczas procesu wdrażania, użyteczność była stale optymalizowana. Dzięki temu Michael Schneider może szybko sprawdzić dane pod kątem ich wiarygodności, a nieprawidłowo zarejestrowane godziny mogą zostać bezpośrednio skorygowane, a współpracownik może zostać o tym poinformowany. Według Schneidera, jeśli informacja zwrotna na temat nieprawidłowo zaksięgowanego timesheetu zostanie otrzymana dopiero kilka tygodni później, efekt uczenia się nie zostanie osiągnięty. Z drugiej strony, jeśli informacja zwrotna zostanie otrzymana tego samego wieczoru, liczba nieprawidłowych rezerwacji zostanie znacznie zminimalizowana.
1
2
3
Przechowywane indywidualne kalendarze
Firma budowlana Schneider zapisała swoje indywidualne kalendarze z różnymi czasami pracy i przerw w kreatorze reguł oprogramowania. Ogólnie rzecz biorąc, można tam przechowywać wewnętrzne premie za nadgodziny, pracę w niedziele, święta i w nocy, dodatki za posiłki, a także diety dzienne, dodatki za odległość, sezonowe dodatki za skrócony czas pracy, nieobecności w pracy związane z pogodą oraz inne wydatki i nieobecności.
Obecnie pracownicy na placu budowy po prostu rejestrują swój czas obecności, a system uzupełnia zarejestrowane godziny przy użyciu przechowywanych informacji i przesyła uzyskane wyniki szybko – pod warunkiem, że istnieje połączenie bezprzewodowe – do działu płac w celu dalszego przetwarzania. W przypadku braku połączenia, co często ma miejsce na obszarach wiejskich, aplikacja przesyła dane, gdy tylko połączenie zostanie nawiązane.
Egal ob Chefetage oder Baustellen-Team: 123erfasst vernetzt alle Prozesse im Unternehmen. Auf der BAU präsentiert das Unternehmen neue Funktionen zur Baukalkulation.
Cyfrowe planowanie pracowników: lepsza organizacja, większa przejrzystość
Dwaj bracia używają również oprogramowania do cyfrowego planowania, z powodzeniem zarówno dla kierownictwa, jak i pracowników. Starszy szef codziennie ręcznie ustalał harmonogramy dla pracowników na papierze. To pracochłonne zadanie było czasochłonne, ponieważ rzemieślnicy musieli rano czekać na placu budowy, aby zostać przydzielonym do placu budowy.
Planowanie z wyprzedzeniem
Planowanie odbywało się ręcznie na papierze, co było czasochłonne. Pracownicy musieli czekać rano na placu budowy, aby zostać przydzieleni do miejsc budowy.
Planowanie z 123onsite
Planowanie odbywa się za pośrednictwem strony 123onsite. Pracownicy wiedzą na wczesnym etapie, gdzie i z kim będą pracować.
Ponieważ Schneider ma wiele małych placów budowy, które działają od jednego dnia do tygodnia i tylko kilka dużych, planowanie pracowników jest czasochłonne. Zmiany są na porządku dziennym. Obecnie obaj bracia przydzielają załogi na place budowy za pomocą strony 123onsite, najlepiej z dwutygodniowym wyprzedzeniem. Jeśli są jakieś zmiany, wprowadzają je najpóźniej wieczorem. „Cyfrowe planowanie jest znacznie wygodniejsze dla pracowników i doprowadziło do wysokiego poziomu akceptacji 123onsite, ponieważ teraz wiedzą z wyprzedzeniem, gdzie i z kim będą pracować”, wyjaśnia Michael Schneider. A dwaj szefowie firmy mają przez cały czas przejrzysty przegląd planowanych zadań.
Planowanie wakacji za pomocą aplikacji
Planowanie urlopów również odbywa się za pośrednictwem aplikacji. Pracownicy mogą ubiegać się o żądane dni wolne za pośrednictwem strony 123onsite i szybko sprawdzić, czy zostały one zatwierdzone.
Dobra sieć kontaktów w regionie
Firma budowlana Schneider jest głęboko zakorzeniona w regionie Północnej Hesji od pokoleń. Długotrwałe relacje z lokalnymi firmami, które były pielęgnowane przez pokolenia, wzmacniają firmę. Schneider często buduje dla lokalnych firm w kilku fazach – najpierw magazyn, następnie rozbudowę i dalsze projekty.
Odnosząca sukcesy firma szkoleniowa o szerokim zakresie specjalizacji
Oprócz cyfryzacji, firma budowlana Schneider znana jest również z udanych szkoleń. Prawie wszyscy stażyści są przyjmowani po odbyciu praktyki i otrzymują dalsze szkolenia wewnętrzne. Dzięki dodatkowym szkoleniom i dodatkowym kwalifikacjom firma może pokryć różne zawody, takie jak układanie płytek lub murowanie, własną wykwalifikowaną siłą roboczą. Zmniejsza to niedobór wykwalifikowanej siły roboczej, który dotyka inne firmy w branży.
Wszechstronna organizacja firmy, która obejmuje zarówno budowę stanu surowego, jak i prace wykończeniowe i remontowe, oferuje pracownikom długoterminowe perspektywy i możliwości rozwoju. Przyczynia się to znacząco do niskiej rotacji personelu i wysokiej satysfakcji pracowników.
Schneider rekrutuje stażystów za pomocą „cyfrowych pomocników”
Na przykład w swoich ogłoszeniach o pracę dla stażystów murarzy Schneider reklamuje 123onsite jako oprogramowanie pod nagłówkiem „cyfrowi pomocnicy w codziennym życiu zawodowym”.
Przyszłość: Digitalizacja dokumentacji placu budowy
Ponieważ dokładna dokumentacja staje się coraz ważniejsza, średniej wielkości firma będzie w przyszłości dokumentować postępy na placu budowy za pomocą zdjęć w systemie, aby połączyć je z raportem z placu budowy i aktualnym raportem pogodowym. W ten sposób firma może zawsze udokumentować prawidłową pracę w przypadku uszkodzenia. W najbliższym czasie planowane jest również wprowadzenie na stronie dyspozycja sprzętu i maszyn z modułem 123Equipment w celu dalszej optymalizacji wykorzystania floty budowlanej i jej rozmieszczenia.
Ponadto dyspozycja sprzętów i maszyn są digitalizowane za pomocą modułu 123devices w celu dalszej optymalizacji wykorzystania floty maszyn.
Wniosek: Cyfryzacja krok po kroku dla małych i średnich firm budowlanych
Firma budowlana Schneider pokazuje, że niskoprogowa cyfryzacja może być kluczem do sukcesu, zwłaszcza dla średnich firm budowlanych. Wprowadzenie 123onsite nie tylko zoptymalizowało procesy, ale także zwiększyło przejrzystość i wydajność w firmie.
Źródło zdjęć: 123onsite/Timo Lutz Werbefotografie.
