Jak przekonać pracowników do rozsądnego korzystania ze sprzętu cyfrowego?
Wprowadzenie oprogramowania na plac budowy w firmie oznacza, że pracownicy korzystają ze smartfonów lub tabletów na placu budowy. Niektórzy pracodawcy obawiają się, że doprowadzi to do korzystania z WhatsApp, Instagrama lub Candy Crush. Młodzi pracownicy wolą grać w gry zamiast pracować – a starsi pracownicy zadają sobie pytanie, dlaczego mieliby teraz pracować również z firmowym telefonem komórkowym, skoro stare procesy były dobrze ugruntowane. W tym artykule dowiesz się, dlaczego strach przed urządzeniami cyfrowymi na placu budowy jest nieuzasadniony i jak działa wprowadzenie aplikacji dla pracowników.
Twoi pracownicy na placu budowy są zajęci przez cały dzień budowaniem i tynkowaniem ścian, układaniem rur i instalowaniem kabli. To rzemiosło i ciężka praca. Na początku nie ma to nic wspólnego z cyfryzacją. Być może dlatego obce jest myślenie, że Twoi pracownicy wyciągają smartfony za każdym razem, gdy muszą udokumentować postęp budowy zdjęciem lub zarejestrować swój czas pracy. Czy nie będzie ich to rozpraszać i nie będą woleli grać w gry zamiast pracować? Doświadczenie pokazuje, że obawy te są bezpodstawne. Aplikacje mogą uprościć wiele czynności. Jednak aby rejestrowanie danych było prawdziwą oszczędnością czasu i aby pracownicy spędzali jak najmniej czasu z aplikacją, musi być ona łatwa w użyciu i przyjazna dla użytkownika.
Młodsi ludzie od dawna organizują się w zupełnie inny sposób. „Jest na to aplikacja” to odpowiedź na wiele pytań. Młodzi pracownicy są przyzwyczajeni do korzystania z aplikacji na swoich smartfonach do komunikacji, rezerwacji wycieczek i transportu, nawigacji, śledzenia własnych ruchów (i ruchów innych) – a niektórzy nawet znajdują w ten sposób swojego partnera.
Istnieje odpowiednia aplikacja na smartfona dla wszystkich dziedzin życia – a młodsi ludzie używają ich jako oczywistości. Są przyzwyczajeni do używania smartfonów do różnych zadań. Oznacza to również, że pracownicy nie rozpoczynają od razu maratonu gier tylko dlatego, że wyjmują swój telefon komórkowy. Dla nich telefon komórkowy jest narzędziem. Odblokowuje rowery i hulajnogi elektryczne, skanuje dokumenty lub śledzi wykonane kroki. Nie ma nic bardziej naturalnego niż używanie smartfona do pracy.
Młodzi pracownicy są przyzwyczajeni do korzystania z aplikacji we wszystkich dziedzinach życia
Starsi pracownicy często mają negatywne nastawienie, gdy słyszą, że firma chce używać smartfonów na placu budowy. Są oni zaznajomieni z procesami manualnymi od dziesięcioleci i po prostu się do nich przyzwyczaili. W większości przypadków rzadko korzystają też z aplikacji w życiu prywatnym – co najwyżej WhatsApp.
Większość firm w branży budowlanej nadal polega na ręcznym wypełnianiu list i tabel, na przykład w celu ewidencji czasu pracy lub tworzenia dyspozycji.
Wiele firm korzysta ze smartfonów, tabletów lub aparatów cyfrowych – tylko aplikacja naprawdę to ułatwia
Wiele firm, które pracują ze swoimi pracownikami na placach budowy, i tak polega na cyfrowych sposobach rejestrowania danych. Jest to szczególnie powszechne w przypadku dokumentacji fotograficznej. Przykładowo, aby udokumentować postęp prac budowlanych lub wszelkie występujące usterki, pracownicy robią zdjęcia za pomocą smartfona lub tabletu dostarczonego przez firmę. Aparaty cyfrowe są obecnie również szeroko stosowane w tym celu. Często jednak komplikuje to cały proces: Zdjęcia są rejestrowane cyfrowo – ale następnie konieczne jest przeniesienie danych do komputera firmowego. Pracownik musi skategoryzować i nazwać wszystkie zdjęcia zgodnie z odpowiednim placem budowy. Na koniec musi je zaimportować do odpowiedniego programu, w którym firma zarządza swoimi danymi graficznymi. Być może jest to po prostu folder na pulpicie kierownika budowy. Jeden z wielu folderów. Jest to uciążliwe, mylące i podatne na błędy. Z drugiej strony, w przypadku aplikacji jest to znacznie mniej skomplikowane. W aplikacji na smartfona wszystkie dane natychmiast trafiają tam, gdzie ich miejsce.
Jeśli aplikacja działa na smartfonach pracowników, nikt nie musi pilnować tabletu lub drogiej kamery na placu budowy.
Nie ma również potrzeby wymiany danych za pośrednictwem karty SD – a pracownicy nie muszą już przychodzić do biura, aby to zrobić. Dzieje się tak, ponieważ każdy zawsze ma przy sobie swój własny smartfon na placu budowy, który mieści się w każdej kieszeni, więc nie przeszkadza w pracy.
Cyfryzacja dyspozycji pozwala pracownikom zaoszczędzić zauważalny czas
W firmach, które pracują z arkuszami kalkulacyjnymi Excel i bez specjalnego programu do planowania, przejście na aplikację cyfrową przynosi wiele korzyści w zakresie dyspozycji. Na przykład podczas spotkania kierownika budowy pracownicy nie muszą już patrzeć na arkusz kalkulacyjny Excel, który muszą dostosować – zamiast tego wszyscy razem patrzą na cyfrową dyspozycję i używają jej do planowania. Zamiast dużego drukowanego planu, wiele firm po prostu ustawia monitor, który stale wyświetla harmonogram dla wszystkich i dostosowuje się do zmieniających się okoliczności z minuty na minutę. Jeśli chodzi o dyspozycję, pracownicy szybko zdają sobie sprawę, że cyfryzacja nie jest sztuczką, ale oferuje wartość dodaną.
Pracownicy mogą uzyskać dostęp do aplikacji z dowolnego miejsca
Kolejną zaletą jest to, że pracownicy mogą również uzyskać dostęp do aplikacji i aktualizować planowanie podczas podróży. Dyspozytorzy mogą jednym rzutem oka zobaczyć na ekranie, gdzie dany pracownik ma zaplanowaną pracę. Pracownicy mogą zobaczyć bezpośrednio w aplikacji, gdzie są zaplanowani każdego dnia. Ułatwia to na przykład brygadzistom rezerwowanie dodatkowych pracowników na placu budowy – wraz z godzinami. Zwiększa to akceptację wśród współpracowników, ponieważ nie muszą oni przewijać długiej listy, znajdować projektu, a następnie rezerwować pracowników. Aplikacja wykonuje dyspozycję za nich.
Dodatkową zaletą jest to, że pracownicy nie są odpowiedzialni za urządzenia firmowe i nie muszą upewniać się, że są one naładowane, zawsze we właściwym miejscu i bezpiecznie przechowywane na koniec dnia.
Przetestuj aplikację w fazie pilotażowej
Dowód budyniu jest w jedzeniu – to nie tylko powiedzenie z kalendarza, wiesz o tym z wieloletniego doświadczenia. Na szczęście możesz po prostu wypróbować oprogramowanie dla placów budowy – a następnie zdecydować, czy chcesz je wprowadzić w swojej firmie.
Po prostu wybierz moduły, których potrzebujesz dla swojej firmy i przetestuj je.
- Niektóre firmy celowo przyjmują na początku podejście dwutorowe, tj. utrzymują stary system ewidencji czasu pracy, na przykład za pomocą kart czasu pracy, ale jednocześnie rozpoczynają cyfrową ewidencję czasu pracy za pośrednictwem aplikacji. W ten sposób
mogą bezpośrednio porównać i zobaczyć zalety. Pracownicy zdają sobie sprawę z tego, jak dobrze działa aplikacja, jak niewiele muszą zrobić sami i mają mniej zastrzeżeń co do jej wprowadzenia. - Inni przedsiębiorcy najpierw wprowadzają aplikację w jednej lub dwóch mniejszych grupach lub kolumnach. Najlepiej w grupie, w której rozpoznają pewne podobieństwo IT wśród pracowników. Po przetestowaniu aplikacji przez kilka tygodni, dzielą się swoimi doświadczeniami i wiedzą z innymi kolegami. Pracownicy wymieniają się pomysłami, mogą zadawać pytania i są aktywnie zaangażowani w proces zmian.
Im lepiej pracownicy rozumieją cyfryzację w swoich procesach pracy, tym bardziej będą wspierać zmianę.
Zarządzanie urządzeniami mobilnymi umożliwia kontrolowane korzystanie ze smartfonów i tabletów
Jeśli chcesz zachować większą kontrolę nad tym, co pracownicy robią ze swoimi służbowymi telefonami komórkowymi lub tabletami, możesz skorzystać z systemu zarządzania urządzeniami mobilnymi. System kontroluje, które aplikacje użytkownicy mogą instalować na urządzeniu i ogranicza niepożądane użycie.
Kredyty na zdjęcia: LightFieldStudios/iStock via Getty Images; 123onsite/Timo Lutz Werbefotografie; bbernard/Shutterstock.com
