Koniec z uprzedzeniami, czas na korzyści!
Pracownicy na placach budowy codziennie wypełniają karty czasu pracyw którym wpisują, kiedy zaczynają pracę i kiedy ją kończą. Jest to zawsze nieco irytujące, podatne na błędy – a pod koniec miesiąca dział płac jest naprawdę zestresowany. Dzieje się tak, ponieważ wszystkie timesheety muszą być dostępne do końca miesiąca, w przeciwnym razie wynagrodzenia nie mogą być wypłacone na czas. Niezależnie jednak od tego, jak myląca jest papierkowa robota, każda zmiana w systemie powoduje niepewność wśród pracowników.
Przy okazji: Na końcu artykułu podsumowaliśmy dla Ciebie 5 największych korzyści dla pracowników.
Für viele alltägliche Aufgaben gibt es digitale Lösungen, die viel Zeit sparen. Ein Beispiel ist die App 123erfasst.
Uprzedzenie 1: Ciągłe monitorowanie
Największą obawą związaną z cyfrowym ewidencja czasu pracy jest zwiększona kontrola. Szef firmy budowlanej (około 25 pracowników) opowiedział nam o obawach jednego z pracowników: „Śledzenie czasu pracy zmieni mnie w przezroczystego montera – będę stale monitorowany!”.
Wielu pracowników czuje się pod presją, gdy wyobrażają sobie, że są monitorowani przez cały dzień za pomocą cyfrowego urządzenia śledzącego w kieszeni spodni. Pracownicy często zakładają, że po wprowadzeniu cyfrowy ewidencja czasu pracy za pośrednictwem smartfona nie tylko wiedzą, kiedy rano rozpoczęli pracę na danym placu budowy i kiedy ją zakończą, ale także stają się całkowicie transparentni.
Pojedyncze przerwy na toaletę lub szybką wycieczkę do piekarni można śledzić cyfrowo tak samo, jak w przypadku ręcznej ewidencji czasu pracy.
Nikt nie nagrywa, kiedy idziesz do toalety
W momencie, gdy pracownicy logują się i wylogowują, czynność ta jest zapisywana wraz ze współrzędnymi GPS. Dopiero wtedy aplikacja rejestruje również odpowiednie współrzędne geograficzne. Nie rejestruje ona jednak żadnych profili ruchu. GPS-funkcja pomaga ręcznie przypisać zarejestrowane czasy do projektu. Dzieje się tak, ponieważ system wie, że te współrzędne mogą należeć tylko do tego jednego placu budowy – bang, połączone! Oczywiście Twoi pracownicy mogą również ręcznie przypisywać swoje czasy pracy do placu budowy. I jest jedna obawa, którą powinieneś rozwiać od samego początku: Zawsze możesz dodać czasy, jeśli zapomną uruchomić aplikację.
Uzyskaj od swoich pracowników oświadczenie o wyrażeniu zgody
Zasadniczo śledzenie czasu pracy jest porównywalne z cyfrowym zegarem czasu pracy. Obecnie nie ma jednak orzecznictwa w tej kwestii. Aby zabezpieczyć się prawnie, powinieneś poprosić każdego pracownika o poświadczenie, że zgadza się na cyfrowe rejestrowanie czasu pracy.
Prejudice 2: Digital ewidencja czasu pracy to dużo pracy
“Więc muszę codziennie wprowadzać wszystko do aplikacji?” Tak. Ale ostatecznie jest to mniej czasochłonne niż wypełnianie i przekazywanie kart czasu pracy. Co więcej: Z reguły firmy i tak korzystają z aplikacji ewidencja czasu pracy w stosunkowo ograniczonym zakresie. Na 80-90 procentach placów budowy brygadzista lub kierownik rejestruje czas pracy całej załogi. Aplikacje dla ewidencja czasu pracy, takie jak 123onsite Ogólnie rzecz biorąc, każdy pracownik może być odpowiedzialny za własną stronę ewidencja czasu pracy, ale większość firm zleca to jednemu pracownikowi dla całego zespołu. Jako dyrektor zarządzający decydujesz, które podejście jest dla Ciebie odpowiednie.
Śledzenie czasu pracy zapewnia przejrzystość i automatycznie księguje czas pracy tam, gdzie faktycznie należy.
Uprzedzenie 3: Cyfryzacja jest dla mnie zbyt skomplikowana
Wypełnianie karteczek nie jest wielką sztuką, wszyscy się do tego przyzwyczaili, jest to łatwe i wygodne. Jasne, czasami się gubią lub brudzą, a potem jest dużo dramatu, ale jesteśmy już z tym zaznajomieni. Z drugiej strony rozwiązania cyfrowe to nowe terytorium dla niektórych członków zespołu. Pomaga to zaangażować współpracowników obeznanych z technologiami cyfrowymi i najpierw wyjaśnić im działanie oprogramowania. Następnie mogą pomóc swoim kolegom. Zasadniczo powinieneś upewnić się, że wybierasz intuicyjny system, który jest tak prosty, że nikt nie może się mu oprzeć.
Oczywiście pracownicy mogą przeglądać i sprawdzać swoje konto godzin pracy online w dowolnym momencie.
Uprzedzenie 4: Aplikacja służbowa na prywatnym smartfonie? To nie może się udać
To, czy używane są prywatne smartfony, czy urządzenia firmowe, różni się w każdej firmie. Na przykład w firmie parasolowej Prange szef wypłaca dodatek do miesięcznego rachunku za smartfona, jeśli do tego celu wykorzystywane są prywatne sprzęty. Cały zespół jest z tego bardzo zadowolony. Podstawową zasadą jest to, że aplikacja nie może uzyskiwać dostępu do danych z innych aplikacji. Oznacza to, że firma nie ma dostępu do historii WhatsApp ani zdjęć ze smartfona.
Aktualnie wyświetlana jest treść zastępcza z Domyślne. Aby uzyskać dostęp do rzeczywistej treści, kliknij poniższy przycisk. Pamiętaj, że spowoduje to udostępnienie danych zewnętrznym operatorom.
Więcej informacjiUprzedzenie 5: Wtedy nie jestem już tak elastyczny.
Obawy pracowników, że nie będą już w stanie wykonać zadania na innym placu budowy, są bezpodstawne. Wręcz przeciwnie: wszystkie działania można natychmiast przypisać cyfrowo. Oznacza to, że udokumentowane jest, że w dniu X pracownik Y ponownie pracował na placu budowy Z.
Jak przełamać uprzedzenia
Potrzebujesz cyfrowy system rejestracji czasu wprowadzić – na przykład za pomocą aplikacji na smartfony? Następnie ściśle towarzyszyć zmianie. Jeśli jako przedsiębiorca jesteś przejrzysty we wszystkich kierunkach podczas zmiany i omawiasz plany ze swoimi pracownikami, najlepiej jest zabrać ich ze sobą w nowy rozwój. Co pomoże Twoim pracownikom: Dokładne informacje o tym, czego mogą się spodziewać i jakie korzyści będą z tego mieli. Pomoże Ci to przezwyciężyć zastrzeżenia. Będą wtedy bardziej skłonni poprzeć fakt, że czas pracy z aplikacją w Smartfon na placu budowy jest śledzona. Ważne jest, abyś był świadomy obaw swoich pracowników i mógł im aktywnie przeciwdziałać.
Cyfrowy ewidencja czasu pracy: 5 korzyści dla Twoich pracowników
1
2
3
4
5
Firmy mogą zaoferować pracownikom udział we wzroście wydajności
Jeśli pracownicy również dostrzegają korzyści dla siebie we wprowadzeniu nowego procesu cyfrowego, naturalnie łatwiej ich przekonać. Dzięki cyfrowemu ewidencja czasu pracy możesz znacznie dokładniej rejestrować czas realizacji projektu. Zaangażuj swoich pracowników w korzyści, jakie przyniesie to Twojej firmie.
Jedną z możliwości byłoby na przykład wypłacenie dodatkowej kwoty ryczałtowej za czas podróży, rozłożonej w czasie zgodnie ze strefami.
W zależności od strefy, w której znajduje się plac budowy, pracownicy automatycznie otrzymują zryczałtowany dodatek za czas podróży. Jest to sytuacja korzystna dla obu stron: ponieważ cyfrowa strona ewidencja czasu pracy sprawia, że Twoja firma jest bardziej wydajna i zawsze możesz zobaczyć, na czym stoisz ze swoją pracą, możesz odwdzięczyć się swoim pracownikom specjalnymi zryczałtowanymi płatnościami.
Często zadawane pytania dotyczące technologii cyfrowej ewidencja czasu pracy
Rejestracja czasu pracy za pomocą aplikacji na smartfony umożliwia pracownikom rejestrowanie godzin pracy bezpośrednio za pomocą urządzenia mobilnego. Aplikacja rejestruje wejścia i wyjścia z pracy i przesyła te dane do systemu rozliczania płac w czasie rzeczywistym. Za pomocą GPS zarejestrowane czasy mogą być automatycznie przypisywane do projektu lub placu budowy bez konieczności tworzenia profili ruchu.
Tak, cyfrowy ewidencja czasu pracy ma wiele zalet, szczególnie dla firm z branży budowlanej. Procesy stają się bardziej wydajne, a zarówno pracownicy, jak i firma korzystają z dokładnego, szybkiego fakturowania bez papierkowej roboty. Księgowość płac i zarządzanie projektami mają zawsze aktualny przegląd, co ułatwia przetwarzanie pracy.
Nie, aplikacja rejestruje tylko czas logowania i wylogowania oraz lokalizację w momencie logowania i wylogowania. Profile ruchu nie są rejestrowane. Przerwy i krótkie podróże, takie jak do piekarni lub toalety, również nie są śledzone.
Niekoniecznie. Brygadzista lub przełożony często przejmuje ewidencja czasu pracy dla całego zespołu. Alternatywnie, każdy pracownik może wprowadzać swoje czasy niezależnie za pośrednictwem aplikacji. Firmy mogą wybrać, która opcja jest dla nich najlepsza.
Nie ma problemu – wiele aplikacji na ewidencja czasu pracy umożliwia retrospektywne wprowadzanie czasu pracy. Pracownicy mogą ręcznie dodawać zapomniane godziny, dzięki czemu zapis pozostaje kompletny i poprawny.
Nie, cyfrowy system ewidencja czasu pracy jest przede wszystkim narzędziem do zwiększania wydajności, a nie do monitorowania. Zarejestrowane dane pomagają firmie prowadzić dokładną i przejrzystą ewidencję czasu pracy oraz odciążają księgowość płacową. Pracownicy nie stają się „transparentni” – gromadzenie danych ogranicza się do godzin pracy i odpowiednich danych projektowych.
- Koniec z ręcznym rozliczaniem czasu pracy – aplikacja robi to automatycznie.
- Bezbłędna transmisja i natychmiastowe fakturowanie przepracowanych godzin.
- Szybsze wypłaty wynagrodzeń i mniej zapytań, ponieważ wszystkie godziny są bezpośrednio w systemie.
- Każdy pracownik może w dowolnym momencie sprawdzić swój czas pracy i stan konta.
- Elastyczne przypisywanie godzin pracy do placów budowy, nawet w przypadku zmiany lokalizacji.
Tak, cyfrowe ewidencja czasu pracy jest dozwolone przez prawo i staje się coraz ważniejsze w Niemczech, ale nie jest jeszcze powszechnym obowiązkiem. We wrześniu 2022 r. Federalny Sąd Pracy (BAG) orzekł, że pracodawcy muszą zapewnić rzetelne i systematyczne rejestrowanie godzin pracy. Wymóg ten wynika z ustawy o bezpieczeństwie i higienie pracy (ArbSchG), która ma na celu zapewnienie ochrony zdrowia w miejscu pracy, ale rodzaj ewidencja czasu pracy – cyfrowy lub analogowy – jest obecnie pozostawiony firmom. Dowiedz się więcej.
Renomowane aplikacje do ewidencji czasu pracy przestrzegają surowych przepisów o ochronie danych i przechowują dane w postaci zaszyfrowanej. Dane są przechowywane bezpiecznie i tylko tak długo, jak to konieczne. Firmy są również zobowiązane do poszanowania i przestrzegania praw do ochrony danych swoich pracowników.
Wielu dostawców aplikacji do cyfrowej ewidencji czasu pracy oferuje wersje próbne lub bezpłatne fazy demonstracyjne. Pozwala to firmie wypróbować aplikację i jej funkcje przed podjęciem ostatecznej decyzji o jej wprowadzeniu.
Zdjęcia: djiledesign/iStock via Getty Images; 123onsite/Timo Lutz Werbefotografie
