Otto Building Technologies śledzi miejsca pracy pracowników

W 2015 r. kierownik projektu Matthias Faust, odpowiedzialny za zarządzanie montażem w oddziale w Kolonii, szukał oprogramowania do rejestracji czasu pracy i natknął się na program firmy Lohner Softwarehaus 123onsite podczas szeroko zakrojonych poszukiwań w Internecie. Kierownik projektu wyjaśnia:“123onsite był najnowocześniejszy i dokładnie spełniał nasze wymagania dla ewidencja czasu pracy, dokumentacja fotograficzna i sprawozdawczość “. Wcześniej miesięczne raporty były pisane ręcznie przez monterów lub czasami tworzone przy użyciu arkusza kalkulacyjnego Excel. Było to bardzo czasochłonne dla działu HR i podatne na błędy. Dzięki 123onsite godziny, wydatki i nieobecności są teraz rejestrowane cyfrowo, a zatem mogą być przetwarzane bezpośrednio.

Kolejne wprowadzenie

Matthias Faust i Steffen Schmidt, kierownik działu IT i bezpieczeństwa pracy, intensywnie testowali program. Następnie wykorzystali projekt pilotażowy, aby zapoznać swoich kolegów z oddziału w Kolonii ze sposobem korzystania z oprogramowania. Po sześciu miesiącach podjęto decyzję o stopniowej integracji innych lokalizacji. Obecnie monterzy, kierownicy budowy i projektu, inżynierowie projektanci i pracownicy administracyjni rejestrują swoje czasy pracy za pomocą 123onsite.

System jest również używany do rejestrowania wydatków i składania wniosków urlopowych. W przypadku zgłoszenia choroby przełożony lub asystent zespołu wprowadza zgłoszone godziny. Kierownicy zespołów sprawdzają godziny i wydatki wprowadzone przez pracowników za poprzedni miesiąc, a następnie upoważniają dział HR do zatwierdzenia danych. Obecnie pracownicy działu kadr nadal ręcznie wprowadzają godziny do programu księgowego płac, korzystając z eksportu Excel z 123onsite. W przyszłości dane będą przesyłane automatycznie za pośrednictwem interfejsu.

W przypadku jakichkolwiek zmian aplikacja informuje odpowiednich pracowników za pomocą powiadomień push. Oznacza to, że nie tylko długoterminowe zadania, ale także krótkoterminowe zmiany są dokumentowane w sposób oszczędzający czas i odporny na audyt oraz przekazywane odpowiednim osobom.

Zintegrowane zarządzanie defektami i jakością

Otto współpracuje łącznie z 720 licencjami z 123onsite. W 2020 r. firma rozszerzyła system o aplikację do zarządzania defektami i jakością 123quality. aplikację do zarządzania defektami i jakością 123quality i nabyła 100 licencji. Rozwiązanie jest zintegrowane z 123onsite i wymagało jedynie aktywacji dla odpowiednich użytkowników.

Z 123quality użytkownik szybko fotografuje usterkę i mówi przez telefon komórkowy, co należy zrobić. Lokalizuje zadania na cyfrowym planie budowy i przypisuje je do odpowiedzialnego pracownika lub podwykonawcy za pomocą zaledwie kilku dotknięć. Szybko tworzone są różne rodzaje biletów, takie jak zadania, usterki, notatki, przeszkody lub oceny wydajności. Cały proces cyfrowego rejestrowania, śledzenia i usuwania usterek jest zatem ustandaryzowany, jasno udokumentowany i prowadzi do znacznie lepszej jakości wykonania.

dokumentacja fotograficzna oraz sprawozdawczość

Każdego dnia koledzy na placu budowy dokumentują postępy budowy, a także przeszkody spowodowane przez inne branże, robiąc zdjęcia i komentując. Te ostatnie są natychmiast przesyłane do klienta. To znacznie upraszcza dokumentację, ponieważ wszystkie zdjęcia i powiązane z nimi informacje są automatycznie przypisywane do odpowiedniego projektu, obszaru budowy i komponentu. Aby zapewnić, że wszystkie informacje są zawarte w codziennym raporcie z budowy, firma średniej wielkości zleciła firmie programistycznej zaprogramowanie niestandardowego raportu. Informacje wprowadzone w 123quality są przenoszone do tego raportu, dzięki czemu dzienne bilety są również uwzględniane w celach dokumentacyjnych.

Eksperci ds. technologii budowlanych lokalizują zdjęcia usterek na odpowiednich planach pięter. Kierownik budowy Sebastian Garbotz wyjaśnia: “Przekazuję zgłoszenie podwykonawcy z poleceniem usunięcia usterki i nie muszę spotykać się z nim na placu budowy”.

Kierownik projektu, Matthias Faust, również korzysta z 123quality do przygotowywania wycen prac dodatkowych. W tym celu wykonuje pomiary i specjalne cechy na miejscu, fotografuje sytuację i dodaje indywidualne komentarze do informacji. Informacje te pomagają Faustowi przygotować wycenę. Na podstawie zdjęć ma przed oczami lokalizację.

Przejrzyste dzienne raporty z budowy

Od czasu wprowadzenia rozwiązań z 123onsite, raportowanie raportowanie znacznie się poprawiło. Cały proces ewidencja czasu pracy i sprawdzanie wpisów są znacznie łatwiejsze. Podczas gdy wcześniej zdjęcia były wysyłane przez WhatsApp lub e-mail i musiały być przechowywane w odpowiednim folderze na komputerze, teraz zdjęcie jest dostępne z kategoryzacją, lokalnym przypisaniem na podstawie komponentu i obszaru budowy z tekstem, datą i godziną i jest automatycznie wstawiane do codziennego raportu z budowy.

Ponieważ interfejs użytkownika obu rozwiązań jest taki sam, pracownicy nie muszą zapoznawać się z drugim systemem i muszą tylko raz zapamiętać swoją nazwę użytkownika i hasło. Korzyści wynikają z cyfryzacji procesu rejestracji czasu pracy i całej dokumentacji. Przejrzystość, oszczędność czasu, lepsze wykorzystanie placów budowy oraz przejrzyste i bogate w informacje codzienne raporty z budowy zmniejszają liczbę zapytań.

Informacje o Otto Building Technologies

Od momentu założenia w 1967 roku, ta średniej wielkości firma zajmująca się zaawansowanymi koncepcjami i rozwiązaniami w dziedzinie technologii wentylacji i klimatyzacji, technologii chłodniczej, automatyki budynków i elektrotechniki stale się rozwija. Obecnie 900 pracowników dostarcza dostosowane do indywidualnych potrzeb koncepcje technologii budowlanych. Baza klientów obejmuje firmy produkcyjne, a także hotele, centra handlowe, muzea, uniwersytety, kliniki, budynki administracyjne i opery.

Źródło zdjęć: 123onsite/Timo Lutz Werbefotografie.