Optymalizacja procesów budowlanych w Górnej Szwabii – 123onsite to ułatwia

Firma budowlana H & M GmbH z Bad Wurzach w Górnej Szwabii stawia na optymalizację procesów. Oszczędność czasu i kosztów to słowo kluczowe, ponieważ tylko w ten sposób kierownictwo może stawić czoła nowym wyzwaniom, a pracownicy mogą bardziej skupić się na swoich rzeczywistych działaniach. Dlatego pod koniec 2017 r. podjęto decyzję o zastosowaniu oprogramowania do rejestracji czasu pracy i rozwiązania do zarządzania placem budowy 123onsite. Obecnie Baugeschäft H & M GmbH jest angażowana przez biura projektowe, sektor publiczny i klientów prywatnych. Firma budowlana koncentruje się przede wszystkim na budynkach w stanie surowym, ale jej portfolio obejmuje również obiekty zewnętrzne, budowę pod klucz, modernizację i renowację, a także naprawy.

Pożądana była prosta obsługa

Aby przyspieszyć cyfryzację na placu budowy, Johannes Häfele szukał oprogramowania, które umożliwiłoby pracownikom rejestr owanie czasu pracy i dokumentowanie tego, co dzieje się na placu budowy. Dla juniora ważne było, aby oprogramowanie było nie tylko łatwe w użyciu, ale także zostało opracowane przez ekspertów budowlanych, a zatem dokładnie spełniało wymagania firmy budowlanej. Po intensywnych badaniach rynku, średniej wielkości firma zdecydowała się wdrożyć rozwiązanie Lohner Softwarehaus 123onsite.de na przełomie 2017 i 2018 roku.

Firma Baugeschäft H & M GmbH wyposażyła pięciu kierowników zespołów w tablety, na których zainstalowano aplikację 123onsite. Na początku pracy kierownik zespołu loguje się i rejestruje czas pracy swój i swoich pracowników – za pomocą zaledwie kilku kliknięć. System przypisuje czasy do placu budowy i, w razie potrzeby, do komponentów i obszarów budowy oraz automatycznie dodaje znaczniki czasu i współrzędne GPS do rezerwacji czasu. Uzyskane w ten sposób dane są przesyłane drogą radiową do działu płac na stronie 123onsite . Tam koledzy sprawdzają dane pod kątem wiarygodności i kompletności. Pod koniec miesiąca sprawdzone dane są przesyłane do doradcy podatkowego w celu rozliczenia płaca budowlana.

dokumentacja fotograficzna Oszczędność czasu

W przypadku operacji budowlanych dokumentacja fotograficzna niezwykle ważne. Nagrania są zapisywane w aplikacji wraz ze współrzędnymi GPS, przypisanymi do placu budowy, projektu, etapu budowy i obszaru budowy, a następnie przesyłane na serwer. Umożliwia to kierownictwu dostarczanie klientom szczegółowych dowodów świadczonych usług, dzięki czemu wszelkie rozbieżności można szybko wyjaśnić, a wcześniejsze prace można łatwo śledzić. Jest to szczególnie ważne w przypadku prac inżynieryjnych/kanalizacyjnych.

“Prace instalacyjne na zewnątrz zwykle mają miejsce wiele miesięcy/czasami lat później. Jeśli na przykład trzeba prześledzić, gdzie w danym momencie położono rury drenażowe, można to stosunkowo łatwo zrobić za pomocą strony dokumentacja fotograficzna, na której można również naszkicować notatki z wymiarami” – mówi ekonomista biznesowy Häfele.

Odkąd firma zaczęła korzystać z aplikacji 123onsite, Wilhelm Häfele i jego syn nie jeżdżą już na place budowy tak często, jak kiedyś. Jeśli brygadzista ma pytanie dotyczące jakiejś kwestii, robi zdjęcie i wysyła je do centrali, aby kierownictwo mogło podjąć decyzję na podstawie zdjęcia. “Dzięki zaoszczędzonemu czasowi mogę teraz zintensyfikować obsługę klienta, ponieważ wymagania klientów znacznie wzrosły w ostatnim czasie“mówi Johannes Häfele.

Zużycie materiału dziennika

Początkowo skupiono się na ewidencja czasu pracy i dokumentacja fotograficzna Od października 2019 r. firma budowlana rejestruje również zużycie materiałów i rejestruje wykorzystanie maszyn. Różne materiały, takie jak stal, materiały sypkie, cegły, beton, materiały izolacyjne lub rury są przechowywane w systemie w różnych formatach. Brygadzista rejestruje dostarczone palety, fotografuje odpowiedni dowód dostawy i odnotowuje numer dowodu dostawy w komentarzach. “Pozwala nam to szybko porównać ilości podane na fakturze z ilościami na dowodzie dostawy. Jeśli dowód dostawy zaginie w drodze do biura, sprawdzamy w programie, czy materiał dotarł na plac budowy” – mówi Johannes Häfele.

Wykorzystanie maszyny widoczne przez cały czas

Wykorzystanie maszyn jest również rejestrowane w działalności budowlanej H&M. W tym celu rejestrowane są zarówno urządzenia takie jak dźwigi itp. jak i urządzenia zasilające. W niektórych przypadkach odbywa się to również poprzez zeskanowanie kodu QR związanego z urządzeniem. Jeśli sprzęt do przemieszczania musi być zarejestrowany tylko raz, a następnie ponownie wyrejestrowany, gdy zostanie usunięty z placu budowy, średniej wielkości firma codziennie rejestruje czas pracy, odczyty liczników i wydajność sprzętu elektrycznego. Dane zarejestrowane dla elektronarzędzi i zużycia materiałów są przypisywane do placu budowy. Wyniki mogą być automatycznie przenoszone do odpowiednich centrów kosztowych w celu wymiany i dalszego przetwarzania w kalkulacji końcowej. Kiedy Johannes Häfele otrzymuje faktury za wypożyczony sprzęt, sprawdza podane tam odczyty liczników z danymi wprowadzonymi na placu budowy.

Procesy są dokumentowane i identyfikowalne

Z 123onsite firma budowlana w przejrzysty sposób dokumentuje świadczone usługi i może to udowodnić za naciśnięciem jednego przycisku, co wcześniej było możliwe tylko przy ogromnym nakładzie czasu. “Codzienny raport z budowy napisany na kartce papieru może się zgubić lub zostać przesłany kilka dni później. Dziś mam wszystko natychmiast w centrum kontroli i nie muszę już gonić za notatkami “, wyjaśnia dyrektor zarządzający. Przeniesienie danych do systemu księgowości płacowej pozwoliło również zaoszczędzić zarówno MŚP, jak i urzędowi skarbowemu znaczną ilość czasu. W przeszłości dane były ręcznie przenoszone do systemu w biurze, a urząd skarbowy musiał następnie zaimportować je do Datev Payroll. Planowane są dalsze kroki w cyfryzacji procesów, ponieważ Häfele chce wykorzystywać dane z placu budowy we wszystkich innych ważnych programach.

Źródło zdjęć: 123onsite/Timo Lutz Werbefotografie.