Celem Engie Germany było zarejestrowanie całego dokumentacja budowlana głównych projektów realizowanych na przestrzeni kilku lat, w tym zdjęć poszczególnych statusów projektów . Zaangażowani współpracownicy mieli być niezwłocznie informowani o bieżącym statusie i mieć możliwość wywołania historii w dowolnym momencie w przypadku pytań. Ponadto celem było udokumentowanie zadań, usterek, notatek z akt, przeszkód, ocen wydajności i uzupełnień oraz zainicjowanie odpowiednich działań w formie cyfrowej.
Uczenie się na podstawie doświadczeń innych
Ponieważ spółka zależna Otto Building Technologies GmbH pracowała już z narzędziami programowymi 123onsite i 123quality, możliwe było skorzystanie z ich doświadczenia.
Decyzja szybko stała się jasna
Ines Müller, odpowiedzialna za koordynację i wsparcie podwykonawców, wyjaśnia: “Po intensywnych rozmowach z naszą spółką zależną byliśmy przekonani do oprogramowania, więc zdecydowaliśmy się z niego skorzystać na początku 2020 roku”.
Obecnie firma posiada 170 licencji na 123onsite i 200 licencji na 123quality. Oba rozwiązania są dostępne za pośrednictwem aplikacji, dzięki czemu użytkownicy mogą rejestrować dane, takie jak zadania, usterki, notatki, przeszkody, oceny wydajności, uzupełnienia i pozostałe usługi bezpośrednio na miejscu i przesyłać je do biura. Jednocześnie cały proces dokumentacja budowlana w tym zdjęcia i cyfrowe rejestrowanie usterekoraz cyfrowe rejestrowanie, śledzenie i usuwanie usterek jest ustandaryzowane, jasno udokumentowane i prowadzi do znacznie lepszej jakości wykonania. Wszystkie informacje znajdują się w jednym miejscu i nie trzeba ich zestawiać.
Systematyczne wprowadzenie
Ines Müller zapoznała się z obsługą oprogramowania przez spółkę zależną i w porozumieniu z kierownikiem handlowym opracowała koncepcję szkolenia, w tym materiały informacyjne dotyczące korzystania z oprogramowania przez współpracowników w różnych oddziałach. Następnie kierownik handlowy stopniowo szkolił kierowników budowy i projektów, a także planistów systemów technicznych. Koordynator podwykonawców nadal jest osobą kontaktową dla programów.
Ines Müller
Koordynator podwykonawców
Dobrą rzeczą w 123onsite i 123quality jest to, że my, jako użytkownicy, możemy pomóc w kształtowaniu i wdrażaniu wymagań specyficznych dla użytkownika.
Ines Müller
Koordynator podwykonawców
Engie Germany GmbH
Producent instalacji
Wraz z firmą programistyczną tworzy szablon listu do podwykonawców. Odpowiada on wzorowi korporacyjnemu Engie Deutschland i będzie zawierał odpowiedni moduł tekstowy VOB, a także termin usunięcia usterek.
Lokalizowanie zdjęć na mapie
Kierownicy budowy na miejscu korzystają z aplikacji 123quality na smartfonie lub tablecie albo pracują z systemem na komputerze. Używają go do tworzenia zgłoszeń w celu usunięcia usterek i przeszkód lub uzupełnień i rejestrowania pozostałych prac. Wszystko jest zlokalizowane na planie za pomocą zdjęć. Kierownicy budowy wysyłają następnie zgłoszenia do kierownika projektu lub planisty systemu technicznego w celu wewnętrznej weryfikacji i dalszego przetwarzania. Po zatwierdzeniu Ines Müller przekazuje zgłoszenia wraz ze zdjęciami umieszczonymi na planie odpowiednim podwykonawcom w celu ich przetworzenia. Po usunięciu usterki, przetworzeniu uzupełnień lub zakończeniu pozostałych prac, kierownik budowy ustawia odpowiednie zgłoszenia jako “zakończone”, a wszystkie zaangażowane strony są automatycznie informowane.
Funkcjonalności 123quality można teraz znaleźć w module moduł jakości.
Poprawa jakości dokumentacji
W międzyczasie 123quality jest obecnie codziennym narzędziem pracy całego zespołu projektowego. W zależności od wielkości projektu, zespoły te składają się średnio z dziesięciu osób. Ines Müller komentuje: ” Jakość dokumentacji znacznie się poprawiła, ponieważ łatwo jest szybko zrobić zdjęcie za pomocą aplikacji na telefon komórkowy i przypisać je bezpośrednio do projektu z odpowiednim tytułem”. Klienci otrzymują udokumentowane przeszkody lub obawy wraz ze zdjęciami umieszczonymi na planie w celach dokumentacyjnych. Oznacza to, że zawsze są na bieżąco.
Nieporozumienia należą już do przeszłości
Procedura ta jest przejrzysta dla podwykonawców, ponieważ wiedzą oni dokładnie, co mają zrobić, kiedy i gdzie. Kierownicy budowy i projektu oszczędzają ogromną ilość czasu, ponieważ przepływ informacji jest cyfrowy i nie muszą osobiście spotykać się z podwykonawcami na placu budowy. Przejrzysta procedura eliminuje również konieczność składania zapytań.
Projekty zakrojone na szeroką skalę trwają niekiedy kilka lat. Obecnie, dzięki dokładnej dokumentacji, specjaliści TGA są w stanie precyzyjnie prześledzić procesy w przypadku zapytań, nawet jeśli leżą one daleko w przeszłości.
Oszczędność czasu i kosztów
W międzyczasie 123onsite i 123quality stały się strategicznie i komercyjnie ważne dla Engie Deutschland GmbH. Komunikacja cyfrowa zapewnia sprawne, płynne przetwarzanie i pożądaną jakość wykonania dla ekspertów TGA, a także oszczędność czasu i kosztów. Wszystko jest również zawsze odpowiednio udokumentowane w odniesieniu do gwarancji.
Ines Müller wyjaśnia dalej:
“Zdajemy sobie sprawę z potencjalnych oszczędności, od cyfrowego ewidencja czasu pracy i planowania personelu po automatycznie generowane codzienne raporty budowlane zamiast klasycznego dziennik budowy. Korzystając z 123quality, maksymalizujemy oszczędność czasu, a tym samym zmniejszamy koszty personelu”.
Informacje o Engie Deutschland GmbH
Miasta, władze lokalne, firmy przemysłowe, szpitale, uniwersytety i kliniki uniwersyteckie zlecają Engie Deutschland planowanie i zarządzanie technicznymi usługami budowlanymi, takimi jak wentylacja, klimatyzacja, chłodnictwo i technologia grzewcza, I&C i automatyka budynków, elektrotechnika, technologia bezpieczeństwa i ochrona przeciwpożarowa w całych Niemczech. Firma wspiera swoich klientów w zwiększaniu wydajności budynków, systemów i podstawowych procesów w celu zapewnienia zwiększonej dostępności i niezawodnej gotowości operacyjnej. Inżynierowie i pracownicy biznesowi nie tylko optymalizują podstawowe procesy klienta, ale także własne.
Czy nadal masz pytania?
Mamy dla ciebie odpowiedzi!
Źródło zdjęć: 123onsite/Timo Lutz Werbefotografie.
