Nieformalna komunikacja mobilna trafiła również na place budowy. Duży odsetek firm budowlanych i handlowych komunikuje się nieformalnie za pośrednictwem czatu. Czy to wśród współpracowników, czy w dialogu z biurem, komunikacja mobilna stała się oczywistością dla szybkiej wymiany informacji.
Komunikatory internetowe cieszą się ogromną popularnością i są obecnie najpopularniejszym środkiem komunikacji. Mało kto nie ma zainstalowanej aplikacji komunikatora na swoim smartfonie. Z 2 miliardami aktywnych użytkowników miesięcznie na całym świecie, WhatsApp jest najczęściej używanym komunikatorem. Nic dziwnego, ponieważ ułatwia on komunikację. WhatsApp stał się znany przede wszystkim dzięki prywatnemu użytkowaniu. Jednak wielu użytkowników biznesowych również korzysta z tego komunikatora. Według przez firmę analityczną BauInfoConsult 72 procent z 367 ankietowanych specjalistów z branży budowlanej używa WhatsApp do krótkiej wymiany informacji biznesowych z kolegami i pracownikami.
WhatsApp na budowie – prosty, ale i odpowiedni?
Eksperci wydają jednak różne oświadczenia na temat korzystania z WhatsApp w kontekście biznesowym pod względem bezpieczeństwa i zgodności z przepisami o ochronie danych, od „nieszkodliwych” przez „wątpliwe” po „nieautoryzowane”. Jeśli więc nie masz pewności, czy dane są przesyłane od końca do końca w formie zaszyfrowanej lub czy istnieje umowa o przetwarzaniu danych między dostawcą a firmą dokonującą transferu, powinieneś trzymać się z daleka od czatowania na WhatsApp w celach biznesowych.
Kolejną wadą komunikacji za pośrednictwem WhatsApp w środowisku biznesowym jest brak dokumentacji i niesystematyczne archiwizowanie wiadomości. Chociaż są one przechowywane przez pewien czas, ukierunkowane wyszukiwanie w starych historiach czatów jest bardzo czasochłonne. Dokumentacja jest jednak często dostępna dopiero wtedy, gdy faktyczny proces miał już miejsce jakiś czas temu. A fakt, że czaty są związane z osobami, jest szczególnie niekorzystny dla placu budowy. Oznacza to, że jeśli szukasz rozmowy na temat konkretnego placu budowy, musisz przeszukać czaty z poszczególnymi osobami w nadziei, że rozmowa, której szukasz, zostanie znaleziona w pierwszej historii czatu. Alternatywnie, grupy czatów mogłyby być tworzone ręcznie dla poszczególnych placów budowy, ale kto to robi? Czy jest to zadanie brygadzisty, pracownika biurowego czy samego szefa?
W dzisiejszych czasach nie da się jednak obejść bez komunikatorów. Nieskomplikowana obsługa i ten rodzaj szybkiej komunikacji stał się już zbyt powszechny, aby cofnąć się do rozmów telefonicznych lub e-maili. Ta forma komunikacji jest szczególnie ważna na placu budowy. Aplikacje typu Messenger są świetną pomocą na przykład dla brygadzisty. Ponieważ nawet jeśli pracownicy znajdują się na tym samym placu budowy, nie zawsze mają możliwość komunikowania się osobiście. W zależności od wielkości placu budowy, między poszczególnymi pracownikami lub ekipami może być kilkaset metrów. Czat jest idealnym sposobem na szybkie sprawdzenie, czy narzędzie jest nadal używane przez pracownika, czy zadanie zostało zakończone lub szybkie zlokalizowanie osoby kontaktowej.
„Chcemy zapewnić naszym lojalnym klientom bezpieczne i nowoczesne narzędzie do komunikacji” – wyjaśnia David Künnen, Senior Product Manager w 123onsite.
Bezpieczny i zgodny z prawem czat – tak łatwo jak 1, 2, 3
W odpowiedzi na liczne prośby klientów, 123onsite oferuje teraz użytkownikom swoich rozwiązań chmurowych na smartfony i komputery stacjonarne nową funkcję jako alternatywę dla WhatsApp, Telegram i tym podobnych, umożliwiając im czatowanie ze sobą na placach budowy i zgodnie z RODO – bez dodatkowych kosztów.
Po utworzeniu placu budowy w systemie 123onsite, system automatycznie tworzy dla niego grupę czatu. Każdy pracownik przypisany do tego placu budowy automatycznie ma do niej dostęp. Historie czatów związanych z placem budowy są zapisywane na serwerze. Oznacza to, że historia czatów jest przechowywana nie tylko na urządzeniach mobilnych, ale także w czasie rzeczywistym w biurowej wersji 123onsite i może być wywoływana w biurze. Serwer znajduje się w niemieckim centrum danych i dlatego podlega niemieckiemu prawu z jego wysokimi standardami ochrony danych i konsumentów.
Dzięki 123onsite firmy mogą wreszcie wykorzystać wszystkie zalety komunikacji cyfrowej bez niepewności prawnej i zgodnie ze spójną dokumentacją związaną z placem budowy.
Źródło zdjęć: 123onsite/Timo Lutz Werbefotografie; 123onsite
