A większość ludzi nawet o tym nie wie. Jak sprawdzić, czy firma budowlana jest przygotowana na przyszłość – i 6 zalet cyfryzacji
„Cyfryzacja? Nie, zawsze robiliśmy to bez niej!”. Firmy budowlane, które tak twierdzą, przestaną istnieć w ciągu najbliższych kilku lat. Wykonawca budowlany i 123onsite Jürgen Bruns jest o tym przekonany. Przeczytaj tutaj, w jaki sposób możesz dostosować swoją firmę budowlaną do przyszłości dzięki procesom cyfrowym i jakich dźwigni możesz użyć, aby to osiągnąć.
Przyszłość branży budowlanej: Jak można stwierdzić, że firma budowlana zasnęła, jeśli chodzi o cyfryzację?
Poniedziałek, 7.30 rano na placu budowy. Zespół wymienia się pomysłami. Pracownicy mają różne pytania. „Mogę udzielić ci informacji dziś po południu, ale najpierw muszę sprawdzić je w biurze”. Zdania takie jak to pokazują: Przespanie cyfryzacji. Ponieważ jeśli musisz iść do biura, aby wyszukać najmniejsze informacje, powinieneś zoptymalizować swoje procesy – i je zdigitalizować. W większości przypadków osoby odpowiedzialne w firmach budowlanych muszą dokonać tylko niewielkich zmian. Na przykład korzystanie z tabletu z dostępem do Internetu i chmury, w której przechowywane są ważne pliki PDF. Pozwala to pracownikom na rejestrowanie komentarzy bezpośrednio w dokumencie. Jeśli to nie zadziała, notatka głosowa jest opcją i alternatywą dla odręcznych protokołów – w przeciwnym razie ktoś musiałby je ponownie zdigitalizować.
„Każdy, kto korzysta z najnowszego firmowego telefonu komórkowego, ale przyjeżdża na spotkanie budowlane z bagażnikiem samochodu pełnym planów budowy na papierze, w moich oczach przegapił sens cyfryzacji”.
Jürgen Bruns, wykonawca budowlany
Potrzebne jest fundamentalne przemyślenie – w umysłach około 80 procent niemieckich firm budowlanych. To, co działało do tej pory, stanie się problemem w nadchodzących latach. Wynika to z faktu, że cyfryzacja firm budowlanych to nie tylko optymalizacja procesów wewnętrznych. Chodzi również o utrzymanie konkurencyjności. A co za tym idzie – przyszłościowości. Przetargi – w zamówieniach prywatnych lub publicznych – nie są już wysyłane pocztą. Wszystko jest cyfrowe.
„Nadchodzące lata będą decydujące pod względem cyfryzacji – ponieważ firmy budowlane będą w przyszłości wymieniać dane z urzędem skarbowym, następcami prawnymi lub doradcami podatkowymi wyłącznie cyfrowo”.
Jürgen Bruns, wykonawca budowlany
6 powodów, dla których warto zdigitalizować firmę budowlaną
Korzyść 1: Dlaczego cyfryzacja firmy budowlanej jest ważna dla współpracy z innymi firmami budowlanymi?
Być może wiele analogowych procesów przebiega dziś sprawnie. Masz zaawansowany system, który działa dla Twoich pracowników: doskonale zorganizowane karty czasu pracy, wypróbowane i przetestowane dyspozycje, ugruntowane procesy dokumentacji fotograficznej. Masz w zespole specjalistów, którzy bezbłędnie odhaczają wszystkie ważne etapy dokumentacji. To świetnie, ale może to stanowić duży krok wstecz w przypadku współpracy z innymi firmami lub na przykład w przetargach publicznych – w przypadku wątpliwości, nawet do tego stopnia, że stracisz kontrakt. Coraz więcej projektów budowlanych, w których możesz uczestniczyć jako podwykonawca, wymaga infrastruktury cyfrowej – na przykład do wymiany planów budowy lub scentralizowanej ewidencji czasu pracy w narzędziu międzyfirmowym. Klienci już dawno zauważyli, że ich projekty przebiegają znacznie sprawniej, jeśli wszystkie dane są rejestrowane i przechowywane centralnie.
„Brak cyfryzacji ze strony firm budowlanych jest obecnie kryterium nokautującym: na przykład, jeśli podwykonawca nie może wskoczyć na istniejącą infrastrukturę cyfrową projektu, odpada”.
Jürgen Bruns, wykonawca budowlany
Prostym przykładem jest fakturowanie: niektóre firmy nie chcą już otrzymywać faktur na papierze – ale w formacie PDF. Jeśli nie możesz tego dostarczyć, odpadasz w razie wątpliwości. To jest przyszłość branży budowlanej.
Korzyść 2: Cyfryzacja dyspozycji i planowania zasobów na placach budowy – i oszczędność czasu
Na placu budowy Tobie i Twojemu zespołowi zawsze brakuje czasu. Jeśli zaplanujesz swoją dyspozycję cyfrowo i udostępnisz ją swoim pracownikom w aplikacji, możesz zaoszczędzić mnóstwo czasu. Dzieje się tak dlatego, że cyfrowy system planowania pozwala specjalistom budowlanym już dziś zobaczyć, gdzie będą pracować jutro lub przez resztę tygodnia roboczego oraz jakiego sprzętu i materiałów będą potrzebować. Daje to Twojemu zespołowi więcej miejsca na rozpoczęcie pracy bezpośrednio na placu budowy, ponieważ nikt nie musi podróżować na plac budowy na codzienne spotkanie serwisowe.
„Brak cyfrowego planowania pracy oznacza utratę efektywności. Doświadczenie pokazuje, że firmy budowlane zyskują około 20% więcej czasu dzięki procesom cyfrowym. Czasu, który mogą zainwestować w swoją działalność i wykorzystać do generowania większych zysków”.
Jürgen Bruns, wykonawca budowlany
Dzięki aplikacji pracownicy mogą sprawdzić dzień wcześniej, gdzie będą pracować i spotkać się z kolegami bezpośrednio na placu budowy. Przed i po pracy mogą rozpocząć lub zakończyć cyfrową ewidencję czasu pracy jednym kliknięciem, a nawet przypisać swój czas pracy do konkretnej czynności na placu budowy, oszczędzając sobie konieczności wypełniania jej ręcznie i udawania się do biura w celu oddania kart czasu pracy.
Zaleta 3: Cyfrowe planowanie zapotrzebowania na materiały na placach budowy
Klasyczny scenariusz dnia na budowie: pracownik dzwoni do biura o 10 rano, ponieważ zdaje sobie sprawę: „Potrzebuję jeszcze trzech paczek gwoździ”. Zostaje to zanotowane. Godzinę później kolejny telefon: „Brakuje mi jeszcze pięciu łat dachowych”. Również zanotowane. Po południu trzeci (czwarty lub piąty) telefon: „Proszę spakować małe rusztowanie i dwa kozły, będę ich potrzebował na placu budowy najpóźniej jutro rano”. To również jest odnotowywane. Twoi pracownicy dzwonią kilka razy w ciągu dnia, wielokrotnie odrywając zespół biurowy od pracy. To jest bardziej wydajne:
„Jeśli pracownicy po prostu wpiszą swoje zapotrzebowanie na materiały do aplikacji w ciągu dnia, ktoś w biurze sprawdzi zarejestrowane wymagania wieczorem i może przygotować materiał do odbioru następnego ranka. Cztery rozmowy telefoniczne mniej, bardziej efektywna praca na placu budowy i w biurze – to proste”.
Jürgen Bruns, wykonawca budowlany
Niektóre firmy budowlane prowadzą również listy zapotrzebowania na materiały w ciągu dnia i dostarczają je do biura wieczorem. To lepsze niż ciągłe dzwonienie. Ale to wciąż niepotrzebna podróż. Ponieważ nawet wtedy ekipa musi wykonać dodatkowe objazdy ciężarówką na plac budowy, aby przekazać listę materiałów po zakończeniu pracy. Brygadzista wyskakuje z samochodu i przygotowuje materiały na następny dzień – podczas gdy reszta zespołu czeka z niecierpliwością w furgonetce, aby w końcu udać się do domu na zasłużony odpoczynek. Nie musi tak być.
Zaleta 4: Kontrolowanie godzin pracy sprzętu na placu budowy
Dla wykonawców ważne jest, aby wiedzieć, które maszyny są używane gdzie i jak długo. Szczególnie w przypadku dużych maszyn budowlanych, takich jak koparki lub spychacze, które są używane na kilku placach budowy w trakcie trwania projektu, godziny pracy sprzętu muszą być jasno udokumentowane. Jest to ważne nie tylko dla planowania wykorzystania maszyn, ale także dla uwzględnienia przepracowanych godzin w kalkulacji placu budowy. Jeśli dane te są dostępne tylko w formie pisemnej, matematyka zacznie się w pewnym momencie. Jeśli jednak rejestrujesz je za pomocą aplikacji, jesteś na bieżąco przez całą dobę i wiesz, który sprzęt wykonuje jaką pracę i gdzie.
Zaleta 5: Dzięki dokumentacji fotograficznej za pośrednictwem aplikacji można rejestrować nie tylko (tylko) postęp budowy
Na placu budowy sprawy zawsze muszą toczyć się szybko. Dokumentacja fotograficzna za pośrednictwem aplikacji jest potężnym narzędziem i ułatwia pracę Tobie i Twojemu zespołowi – to przyszłość branży budowlanej. Na przykład, jeśli pracownik zda sobie sprawę, że potrzebuje dostaw określonego materiału, może po prostu zrobić zdjęcie dowodu dostawy i dodać komentarz do obrazu: „Proszę dostarczyć trzy dodatkowe opakowania” – wszyscy zaangażowani w projekt będą wtedy dokładnie wiedzieć, co jest potrzebne.
„Prawidłowo stosowana dokumentacja fotograficzna jest naprawdę najlepszym narzędziem na placu budowy”.
Jürgen Bruns, wykonawca budowlany
Jak dokumentacja fotograficzna ułatwia komunikację pracownikom zagranicznym
Jest to szczególnie pomocne na przykład dla ekspertów budowlanych z zagranicy, którzy mogą napotkać bariery językowe. Zapisanie skomplikowanej nazwy produktu jest trudne w przypadku wątpliwości, a podczas kopiowania pod presją czasu łatwo popełnić błąd. Jednak wszyscy rozumieją zdjęcia – a pracownik może wysłać właściwy materiał na plac budowy.
Korzyść 6: Twoja zdigitalizowana firma budowlana sprawia, że jesteś atrakcyjny dla wykwalifikowanych pracowników na rynku pracy.
Branża budowlana ma największy niedobór wykwalifikowanej siły roboczej spośród wszystkich sektorów w kraju. Jako firma budowlana powinieneś zatem zrobić wszystko, co w Twojej mocy, aby być atrakcyjnym dla swoich pracowników. Cyfryzacja firmy budowlanej pomoże ci to zrobić, ponieważ najważniejsze jest to, że procesy cyfrowe zawsze oznaczają oszczędność czasu i wygodny przepływ pracy dla pracowników. Mogą oni efektywnie spędzać swoje godziny pracy, robiąc to, w czym są naprawdę dobrzy: budując. Przyszłość branży budowlanej oznacza zatem również koniec z męczącą papierkową robotą i niepotrzebnymi podróżami między placem budowy a placem manewrowym. Jeśli nowoczesna firma budowlana, z którą konkurujesz, oferuje taką formę uproszczenia pracy, Twoi pracownicy mogą zdecydować się na zmianę pracy. Wykonawca budowlany Jürgen Bruns wie to z doświadczenia:
„Nie mogę pozwolić, aby moi pracownicy codziennie pokonywali niepotrzebne odległości – tylko po to, aby załadować worek cementu z magazynu na następny dzień. Bardziej opłaca się zawieźć worek na plac budowy taksówką, niż marnować cenny czas pracowników”.
Jürgen Bruns, wykonawca budowlany
Korzystanie z planów sukcesji w firmie i dążenie do cyfryzacji
Wiele firm budowlanych wie, jak ważna jest cyfryzacja, ale obawia się obciążania swojego zespołu dużym procesem cyfryzacji. Na przykład, jeśli Twoi pracownicy są kilka lat przed emeryturą i nie chcesz konfrontować ich z tak dużymi zmianami. Faktem jest, że nowe oprogramowanie nie jest wprowadzane „tak po prostu”. Ważne jest, aby zaangażować zespół w ten proces.
Wskazówka: Być może Twoja firma stoi w obliczu sukcesji, a tym samym zmiany pokoleniowej. Jest to idealny moment, aby postawić na głowie zastałe struktury firmy, ponieważ powiew świeżości zmotywuje również pracowników.
Źródło zdjęć: MR1805/iStock via Getty Images; nicexray/iStock via Getty Images; m-gucci/iStock via Getty Images; sirtravelalot/Shutterstock.com
