Pod koniec 2016 roku firma Dasenbrock Rohr- und Kabelverlegung GmbH z Vechta w Dolnej Saksonii wprowadziła na rynek system dla ewidencja czasu pracy i mobilnej dokumentacji projektowej od 123onsite.de. Celem było ograniczenie zadań administracyjnych i dokumentowanie placów budowy w sposób zgodny z prawem. Firma, która jest częścią Grupy Dasenbrock, specjalizuje się w układaniu rur gazowych, wodnych i grzewczych, a także kabli elektrycznych i telekomunikacyjnych. Obecnie koncentruje się jednak na układaniu kabli światłowodowych do szybkich połączeń internetowych. Dasenbrock buduje trasy kabli światłowodowych w całych Niemczech dla wielu znanych dostawców – i wspiera ich. 123onsite obsługiwane.
Cyfrowa strona ewidencja czasu pracy minimalizuje formalności
W przeszłości pracownicy rejestrowali przepracowane godziny ręcznie. Spóźnione, niepoprawnie lub nawet nieczytelnie wypełnione karty czasu pracy były na porządku dziennym w księgowości płacowej. Przy zaledwie 40 pracownikach ręczne przetwarzanie danych w programie płacowym nie było już możliwe, więc potrzebne było rozwiązanie cyfrowe – i zostało ono znalezione: Thomas Dasenbrock, który studiował inżynierię lądową i przemysłową, dowiedział się o systemie rejestracji czasu pracy 123onsite i szybko przeprowadził fazę testową ze wszystkimi wiodącymi pracownikami.
Funkcjonalności i stosunek ceny do wydajności były przekonujące i dlatego podjęto decyzję na korzyść oprogramowania z sąsiedniego miasta.
Pracownik po prostu rejestruje swój czas obecności na placu budowy, a inteligentny system uzupełnia zarejestrowane godziny, korzystając z zapisanych informacji. Następnie oprogramowanie przesyła wyniki do oprogramowania płacowego. Można również przechowywać umowy firmowe, takie jak wewnętrzne kalendarze itp.
Kompleksowa dokumentacja
Trzy razy dziennie aktualne dane pogodowe z Niemieckiego Serwisu Pogodowego są automatycznie importowane do aplikacji 123onsite, w tym współrzędne GPS, i zapisywane w codziennym raporcie z budowy – Możliwe jest również niezależne rejestrowanie sytuacji pogodowej. Pracownicy nagrywają również swoje komentarze na temat poszczególnych działań. W tym celu dokumentacja fotograficzna jest obok ewidencja czasu pracy najczęściej wykorzystywana funkcjonalność programu. Dla Dasenbrock ważne jest rejestrowanie wszystkich procesów produkcyjnych na placu budowy wraz ze zdjęciami, danymi pogodowymi i komentarzami. Umożliwia to firmie zapobieganie ewentualnym skargom ze strony gmin i klienta.
Thomas Dasenbrock
Dyrektor zarządzający
Jeśli na przykład gmina wskaże, że krawężnik ugiął się, ponieważ rzekomo przejechaliśmy po nim maszyną, możemy udowodnić coś przeciwnego za pomocą dokumentacji fotograficznej.
Thomas Dasenbrock
Dyrektor zarządzający
Dasenbrock Rohr- und Kabelverlegung GmbH
Inżynieria lądowa
Zawsze po bezpiecznej stronie
Problem z pracami inżynieryjnymi polega na tym, że świadczonych usług nie można już zweryfikować po zakończeniu projektu. Dzięki 123onsite Dasenbrock GmbH zwiększyła pewność prawną. Dokumentacja dołącz ona do faktury pozwala klientowi zobaczyć zarówno wykonane prace, jak i to, czy zostały one wykonane prawidłowo. Ponadto należy wykonać zdjęcia zabezpieczenia placu budowy rano i wieczorem, aby móc bezpośrednio odrzucić bezpodstawne roszczenia odszkodowawcze.
Firma posiada również certyfikat AMS Bau wydany przez BG Bau. W przypadku systemu zarządzania wypadkami wypadki muszą być rejestrowane w tak zwanej “książce pierwszej pomocy”, która jest przechowywana w oprogramowaniu. Jeśli coś stanie się pracownikowi, można to odnotować w książce pierwszej pomocy wraz ze zdjęciem. W ten sposób Dasenbrock zapewnia, że nawet dane dotyczące drobnych wypadków są bezpiecznie przechowywane w systemie.
Koniec problemów z podwykonawcą
Aby zapobiec niewłaściwemu wykonywaniu pracy przez podwykonawców, podwykonawcy muszą również dokumentować swoje usługi zgodnie ze ścisłym katalogiem przy użyciu 123onsite. Dopiero wtedy mogą wystawiać faktury istotne z punktu widzenia audytu. Thomas Dasenbrock wyjaśnia:“Instruujemy wykonawców, jak korzystać z aplikacji 123onsite i w razie potrzeby wyposażamy ich w smartfony“.
Zoptymalizowany przepływ informacji i zadowoleni pracownicy dzięki 123onsite
Od czasu wprowadzenia systemu zarządzania placem budowy, przepływ informacji w firmie Dasenbrock został znacznie zoptymalizowany. Kierownictwo budowy, warsztat i administracja mają bezpośredni dostęp do danych z placu budowy. Dzięki temu cały proces w firmie stał się bardziej przejrzysty i doprowadził do większego zadowolenia pracowników, ponieważ nikt nie jest już odcięty od przepływu informacji.
Thomas Dasenbrock wyjaśnia: “W przeszłości informowaliśmy pracowników raz w tygodniu na wspólnym spotkaniu kierowników budowy, ale teraz zajmuje to znacznie mniej czasu, ponieważ każdy ma dostęp do wszystkich placów budowy i może zobaczyć, co robią jego koledzy”.
Dla szefa firmy, oprócz szybkiego wystawiania faktur, niezwykle ważna jest zgodna z prawem dokumentacja placów budowy. W końcu im wcześniej faktury zostaną wystawione, tym szybciej pieniądze znajdą się na koncie. Faktury, których dotyczą dzienne raporty budowlane z dokumentacja fotograficzna nie pozostawiają żadnych pytań bez odpowiedzi i dlatego można je skontrolować. Czas i wysiłek wymagany do obszernych kontroli i inspekcji należy już do przeszłości, podobnie jak nieprawidłowe wprowadzanie danych lub nieczytelne karty czasu pracy – a wszystko to z pomocą wszystko z pomocą 123onsite!
Czy nadal masz pytania?
Mamy odpowiedzi!
Źródło zdjęć: 123onsite/Timo Lutz Werbefotografie.
